Rekisteriseloste Kiinko Opiskelijarekisteri

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjinä toimivat Kiinteistöalan Koulutussäätiö sr ja Kiinteistöalan Koulutuskeskus Oy yhteisrekisterinpitäjinä (myöh. ”Kiinko”).

Malmin asematie 6, 00700 Helsinki Puhelin: 09 3509 290, sähköposti koulutus@kiinko.fi www.kiinko.fi

Rekisterin nimi

Opiskelijarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekisteriin tallennetaan Kiinkon koulutukseen osallistuvien opiskelijoiden tietoja. Rekisterin ensisijaisena tarkoituksena on opiskelijoiden tietojen käsittely Kiinkon koulutustoiminnan hallinnointia varten. Tähän liittyen tietoja voidaan käyttää mm.

• Ilmoittautumisen ja opintoihin hakeutumisen järjestämiseen
• Opintoja ja opiskelua koskevien otteiden ja todistusten antaminen opiskelijoille ja lain mukaan tietoja saaville viranomaistahoille
• Koulutusvarauksiin, majoitus- ja ateriavarauksiin
• Laskutuksen käsittelyyn
• Tilastointivelvoitteiden täyttämiseen
• Suostumuksen antaneiden opiskelijoiden nimien julkaisu osallistujaluettelossa sekä valmistuneiden luettelossa
• Opiskelijakyselyiden, -kartoitusten ja oppimistehtävien toteuttaminen

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on opiskelijan ilmoittautuminen tai hakeutuminen Kiinkon koulutukseen.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavan kaltaisia tietoja:

Henkilötiedot, kuten nimi, tehtävänimike, sukupuoli, syntymäaika/henkilötunnus, kansalaisuus, äidinkieli, oppijanumero, opiskelijaoikeuden numero, osoitetiedot, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet, mahdolliset erityisruokavaliot.

Työpaikka ja siihen liittyen osoitetiedot, puhelinnumerot ja internetosoite, henkilöstön määrä, toimiala, y-tunnus, asiakasnumero, mahdolliset verkkolaskun tiedot.

Koulutus-, tutkinto- ja tilaushistoria, ilmoittautumiset ja hakemukset, tiedot koulutustaustasta, opintosuoritukset ja tiedot opiskelun tilanteesta, laskutukseen liittyvät tiedot, muu asiakkuuteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet.

Henkilötietojen säilytysaika

Opiskelija- ja koulutustietoja säilytetään järjestämiämme koulutuksia koskevan lainsäädännön edellyttämän ajan. Omien tutkintojemme suorittaneiden tiedot säilytämme pysyvästi. Mikäli tiedon säilyttäminen ei perustu lainsäädäntöön, säilytetään opiskelijatietoja enintään 10 vuotta viimeisen koulutuksen päättymisestä. Suostumuksen antaneiden opiskelijoiden tiedot säilytämme myös markkinointirekisterissämme. Laskutusperusteena käytettävät tiedot säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan. 

Säännönmukaiset tietolähteet 

Opiskelijaa koskevia tietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään tai palvelun tilaajalta (esim. työnantajalta). Tunnistetietojen lähteenä voi olla myös kansallinen opintosuoritus- ja tutkintotietojen luovutuspalvelu Koski. 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset 

Opiskelijarekisterin tietoja viedään Kiinkon omaan markkinointirekisteriin jälkimarkkinointia ja tiedottamista varten. Viranomaisille opiskelijatietoja luovutetaan lainsäädännön velvoitteiden mukaan (mm. kansallinen opintosuoritus- ja tutkintotietojen luovutuspalvelu Koski, Opetushallitus, Tilastokeskus, työvoimaviranomainen, oppisopimustoimistot, eläkevakuutusyhtiöt). Yhteistyökumppaneille, jotka osallistuvat koulutuspalvelun tuottamiseen (esim. kouluttajat, hotelli, ravitsemuspalvelu, koulutuskumppani). Opiskelijaryhmien sisällä yhteystietoja voidaan harkitusti jakaa esimerkiksi oppimistehtävien ja ryhmätöiden toteuttamista varten.

Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei opiskelija ole antanut siihen erityistä tarkoitusta varten nimenomaista suostumusta (esim. kansainvälinen opintomatka).